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25.11.2020 / Ferdinand Brehm

Digitale Dialoge – Möglichkeiten und Grenzen von Onlineveranstaltungen


Mit den sich aktuell wieder verschärfenden Kontaktbeschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie nehmen auch die Einladungen zu diversen Bildschirmveranstaltungen wieder zu. Ob Webinare, Webkonferenzen, Online-Workshops oder digitale Mitgliederversammlungen – was noch zu Jahresbeginn für viele Unternehmen und Organisationen eher die Ausnahme war, hat sich in kaum neun Monaten zur Regel gewandelt. Das Für und Wider dieser mancherorts „erzwungenen Digitalisierung“ wurde und wird dabei ausgiebig diskutiert. Fakt ist aber: Ein Zurück wird es nicht geben. Wir werden uns auch über die Zeit von virusbedingten Kontakteinschränkungen hinaus vermehrt im digitalen Raum treffen um zu diskutieren, uns auszutauschen und Entscheidungen zu treffen. Und während manche Online-Veranstaltung ein nötiges Maß an Inhalt und Form vermissen lässt, hat sich für uns besonders in der politischen Kommunikation gezeigt: Gut gescriptet und vorbereitet, können digitale Dialoge mit politischen Entscheidungsträgern oder der Presse wesentlich dazu beitragen, Informationen anzubieten und Anliegen zu kommunizieren. Unsere Erfahrung dabei zeigt, dass es besonders die Vorbereitungen sind, die eine digitale Veranstaltung gelingen lassen.

Gut vorbereitet in eine erfolgreiche Veranstaltung

Ein gutes Einladungsmanagement bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltung. Dabei gilt gleiches wie bei einem Präsenzformat: Transparente und gut strukturierte Information geben den Eingeladenen einen Überblick über Inhalt und Ablauf der Veranstaltung. Ein Zeit- und Ablaufplan sowie vorgesehene Pausen sind dabei obligatorische Informationen für die Einladung. Im PDF-Format und als Mailanhang kann dieser dann als Platzkarte am heimischen Schreib- oder Küchentisch dienen.

Durchaus empfehlenswert, aber abhängig vom genutzten Tool, hat sich die Vorabsendung des Links zum Veranstaltungsraum erwiesen. Ohne dass sich Teilnehmende und Organisatoren hier vorher austauschen, können weniger Geübte hier schon einmal die elementaren Funktionen überblicken: Kamera und Ton ein- und ausschalten, ist mein Bild und mein Hintergrund passabel und dem Anlass entsprechend? Wer noch keinerlei Erfahrungen mit digitalen Veranstaltungen gemacht hat, kann sich hier vorab schon einmal mit der eigenen Bildschirmpräsenz vertraut machen. Auch die Zusendung einer Netiquette hilft den Eingeladenen, sich auf den Ablauf von Vorträgen und Diskussionen bereits im Vorfeld einzustellen. Regelungen zu Wortmeldungen und Diskussionsbeiträgen sollten dabei klar werden und auch zu Beginn einer Veranstaltung noch einmal an alle Teilnehmenden kommuniziert werden.

Ansprechbarkeit und einen niedrigschwelligen Zugang gewährleisten

Auch wenn die Veranstaltung sorgfältig geplant und vorbereitet ist: Gerade bei einem größeren Teilnehmerkreis, wie zum Beispiel einer Mitgliederversammlung eines Verbandes, zeigen unsere Erfahrungen, dass eine rechtzeitige und umfassende Ansprechbarkeit eine wichtige Voraussetzung ist, um einen Online-Veranstaltung gelingen zu lassen.

Neben der frühzeitigen Öffnung und Begrüßung der Teilnehmenden im Raum (ca. 20-30 Minuten vorher) hat sich parallel auch eine Ansprechbarkeit über das Telefon bewährt. Will es mit dem Zugang zum digitalen Raum partout nicht klappen, kann hier gemeinsam und in Ruhe auf Fehlersuche gegangen werden. Denn gerade bei der vielfältigen Verwendung von Kameras, Mikrofonen und Headsets sind häufig Nachjustierungen in den Einstellungen des genutzten Konferenztools notwendig.

Digital ist besser? Effizient aber emotionsarm

All die beschriebenen Maßnahmen können dabei helfen, ein Online-Format erfolgreich durchzuführen. Doch was macht erfolgreich hier überhaupt aus? Ein fehlerfreier und routinierter Durchlauf durch die Veranstaltung? Pünktlich beginnen und pünktlich beenden? Zweifelsfrei sind dies – wie im analogen Präsenzformat auch – wichtige Kriterien, die einer digitalen Veranstaltung Struktur und einen gelingenden Rahmen geben. Aber eine in diesem Sinne effiziente Veranstaltung kommt – so haben wir auch festgestellt – an Grenzen. Und die sind menschlich. Beim Blick in die digitale Runde lassen sich Regungen, Mimik und Gesten des Gegenübers schwer bis gar nicht deuten. Sind Kamera und Ton dann noch ausgestellt, kann es für die Vortragende oder den Vortagenden am Bildschirm schnell einsam werden. Somit verwundert es auch nicht, dass der informelle Austausch bei digitalen Veranstaltungen eher mager ausfällt. Ein kurzes Vieraugengespräch im Nachgang zum Vortrag, noch einen Kaffee mit dem Referenten oder der Referentin – was bei Präsenzveranstaltungen völlig normal ist, wird digital zur Hürde. Sofern es die Übertragungsrate und eine stabile Internetverbindung zulassen, sollten alle Teilnehmenden daher mindestens für die eigene Sichtbarkeit sorgen.

Es kann nicht der Anspruch sein, Präsenzformate komplett durch digitale zu ersetzen. Die zunehmende Nutzung von Online-Veranstaltung zeigt sich für uns zwar als wichtiges Element in der Kommunikation und die Teilnehmerzahlen bestätigen uns in unserer Arbeit. Klar ist aber auch: Kommunikation und Austausch lebt vom Beisammensein und den kleinen Zwischentönen. Nicht jedes Format bietet sich daher unbedingt als Online-Variante an.

Erfahren Sie mehr über unsere Leistungen zu digitalen Dialogformaten. Wir beraten Sie gerne bei der Wahl eines passenden Online-Formates.